Pulsonics Clinical Communications

Datenschutz­hinweise zur Pulsonics-App

Diese Hinweise betreffen die Pulsonics-Apps für Android und iOS, die Web-Anwendung unter emr.pulsonics-emr.com sowie das Patientenportal. Für diese Website gilt die Datenschutzerklärung. English translation below.

1. Anbieter und Herausgeber

Pulsonics wird von der Pulsonics GmbH entwickelt und verantwortet. In den App-Stores wird die App von der ANTURICS GmbH im Auftrag der Pulsonics GmbH veröffentlicht.

Pulsonics GmbH
Brunnenweg 7
61352 Bad Homburg, Deutschland
E-Mail: info@pulsonics-emr.com

Ansprechpartner für Datenschutz

André Neu, Pulsonics GmbH, Brunnenweg 7, 61352 Bad Homburg, Deutschland
E-Mail: info@pulsonics-emr.com (Betreff „Datenschutz“)

2. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Pulsonics wird von Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäusern eingesetzt. Verantwortlich für die Daten der Patientinnen und Patienten ist stets die jeweilige Einrichtung. Für die Kontodaten der Nutzerinnen und Nutzer (Name, dienstliche Kontaktdaten, Rolle, Anmelde- und Protokolldaten) und für die Nutzungsanalyse neuer Organisationen (Abschnitt 3) ist die Pulsonics GmbH selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Welche Rolle die Pulsonics GmbH hat, hängt vom Betriebsmodell ab, das die Einrichtung wählt:

  • Betrieb auf Servern der Pulsonics GmbH in Deutschland: Die Pulsonics GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Daten sind mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur die Einrichtung besitzt; die Pulsonics GmbH kann ihren Inhalt nicht lesen.
  • Betrieb in einer Cloud nach Wahl der Einrichtung oder bei einem lokalen IT-Dienstleister: Die Daten liegen dort. Die Pulsonics GmbH stellt lediglich die Software bereit und hat keinen Zugriff auf Patientendaten.
  • Betrieb vor Ort (on premises): Die Pulsonics GmbH stellt lediglich die Software bereit und erhält keinen Zugriff auf Daten der Einrichtung.

Fragen zu Patientendaten richten Sie bitte an die Einrichtung, die Pulsonics einsetzt; zu Kontodaten und zur Nutzungsanalyse an die Pulsonics GmbH (siehe Abschnitt 12).

3. Welche Daten die App verarbeitet

  • klinische Dokumentation zu Patientinnen und Patienten einschließlich Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) sowie Fotos, Videos und Dokumente, die Nutzerinnen und Nutzer anhängen;
  • das Benutzerkonto des Personals (Name, Rolle, Zugangsdaten) und seine Berechtigungen;
  • im Patientenportal: das Konto der Patientin oder des Patienten (Name, Kontaktdaten einschließlich E-Mail-Adresse, Zugangsdaten) sowie Terminanfragen und Termine;
  • ein Prüfprotokoll darüber, wer wann welche Aktion ausgeführt hat.

Welche Daten erfasst werden, legt die Einrichtung fest.

Kaufdaten: Wird ein Abonnement über den App Store oder Google Play erworben, übermittelt uns der Store eine Kaufkennung und den Status des Abonnements. Wird es in der Web-Anwendung erworben, übermittelt uns unser Wiederverkäufer (Paddle oder FastSpring) die Kennung des Abonnements, seinen Status, seinen Zeitraum und die Zahl der umfassten Benutzer. Ihre Karten- oder Bankdaten und Zahlungszugangsdaten erhalten wir nie. Die Zahlung wickeln Apple, Google, Paddle bzw. FastSpring vollständig nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen ab.

Nutzungsanalyse für neue Organisationen: In den ersten 30 Tagen nach der Registrierung einer Organisation erfassen wir, welche Bildschirme und Funktionen in dieser Organisation genutzt werden. Erfasst werden die aufgerufenen Bildschirme und die Dauer ihrer Anzeige, Aktionen wie die Aufnahme eines Patienten oder das Hinzufügen von Dokumentation mit ihrem Zeitpunkt, nie jedoch deren Inhalt, der erreichte Schritt der Einrichtung sowie Plattform (Web, Android oder iOS), Sprache und Version der App. Die Angaben werden für die Organisation als Ganzes zusammengefasst und keinem einzelnen Benutzerkonto zugeordnet. Namen, E-Mail-Adressen, Patientendaten, Freitext, IP-Adressen und Gerätekennungen werden dabei nicht erfasst. Die Angaben werden beim Datensatz der Organisation auf unseren eigenen Servern in Deutschland gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Zweck ist, zu erkennen, an welchen Stellen neue Organisationen nicht weiterkommen, und die Einrichtung zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden drei Monate (90 Tage) nach der ersten Nutzung durch die Organisation gelöscht.

4. Berechtigungen auf dem Gerät

  • Kamera: um Fotos und Videos aufzunehmen und anzuhängen;
  • Mikrofon: nur für den Ton von Videos, die Sie in der App aufnehmen;
  • Fotos und Videos: um vorhandene Bilder oder Videos auszuwählen und anzuhängen;
  • Netzwerk und Hintergrunddienst: um Daten zu übertragen und laufende Übertragungen abzuschließen.

Die App greift nicht auf Ihren Standort oder Ihre Kontakte zu.

5. Verschlüsselung und Speicherung auf dem Gerät

Jede Einrichtung erhält bei ihrer Einrichtung einen eigenen Schlüssel, den nur sie besitzt – nicht die Pulsonics GmbH. Sensible Daten werden vor der Übertragung auf dem Gerät verschlüsselt; die Verbindung ist zusätzlich per TLS geschützt. Auf dem Gerät wird keine dauerhafte Kopie der Patientenakte gespeichert.

6. Keine Werbung, kein Tracking

Die Apps für Android und iOS enthalten keine Werbung und keine Analyse-, Tracking- oder Werbebibliotheken Dritter. Daten werden weder verkauft noch für Werbezwecke verwendet. Die Nutzungsanalyse für neue Organisationen, die wir selbst und ohne Dritte durchführen, beschreibt Abschnitt 3.

Einzige Ausnahme ist die Registrierung in der Web-Anwendung: Hat jemand auf unserer Website in die Messung unserer Werbung eingewilligt, meldet die Web-Anwendung Google Ads, dass eine Registrierung stattgefunden hat, zusammen mit der E-Mail-Adresse in gehashter Form. Das Google-Skript wird nie auf Bildschirmen geladen, die Patientendaten anzeigen, und es werden keine klinischen Daten oder Patientendaten übermittelt. Einzelheiten und Widerruf: siehe die Datenschutzerklärung, Ziffern 4 und 5.

7. KI-Analyse über eine Schnittstelle (optional)

Die Einrichtung kann ein Sprachmodell ihrer Wahl über eine URL anbinden. Ist dies eingerichtet, übermittelt die App die klinische Dokumentation der Patientin oder des Patienten – ohne Namen, Anschrift, Angaben zum Aufenthaltsort im Krankenhaus oder sonstige Kennungen – zur Analyse oder sonstigen Verarbeitung an dieses Modell. Die Pulsonics GmbH stellt nur die Schnittstelle bereit, nicht das Modell. Welches Modell genutzt wird, wer es betreibt und auf welcher vertraglichen und rechtlichen Grundlage, entscheidet und verantwortet die Einrichtung. Pulsonics selbst zieht keine klinischen Schlussfolgerungen und gibt keine medizinischen Empfehlungen.

8. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Patienten- und Beschäftigtendaten bestimmt die verantwortliche Einrichtung nach dem für sie geltenden Recht; innerhalb der EU kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. c und e sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit nationalem Recht in Betracht. Soweit die Pulsonics GmbH Daten im Auftrag verarbeitet, geschieht dies nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf Weisung der Einrichtung.

9. Speicherort und Empfänger

Beim Betrieb auf Servern der Pulsonics GmbH werden die Daten in Deutschland gespeichert und verlassen die EU nicht – außer dorthin, wo die Einrichtung selbst sie in ihrem Land nutzt. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter sind im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt. Bei den anderen Betriebsmodellen und für ein angebundenes Sprachmodell bestimmt die Einrichtung, wo die Daten liegen und wer sie erhält.

E-Mails aus Pulsonics verschickt die Pulsonics GmbH über den Versanddienst SendGrid (Twilio): an Patientinnen und Patienten die Bestätigung der Registrierung im Patientenportal sowie Terminbestätigungen und -erinnerungen, an das Personal Einladungen und E-Mails zum Zurücksetzen des Kennworts. SendGrid erhält dafür die E-Mail-Adresse, den Namen, soweit er unverschlüsselt vorliegt, und bei Termin-E-Mails die Einrichtung, Datum und Uhrzeit des Termins sowie gegebenenfalls einen vom Personal eingegebenen Absagegrund. SendGrid verarbeitet diese Daten als Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO und ausschließlich in der EU.

Paddle.com Market Limited (Wiederverkäufer und Händler für Käufe in der Web-Anwendung) verkauft Abonnements aus der Web-Anwendung, zieht die Zahlung ein, stellt Rechnungen aus und wickelt Rückerstattungen ab. Für die Zahlung ist Paddle eigenständig Verantwortlicher. Wir übermitteln die E-Mail-Adresse der kaufenden Administratorin bzw. des kaufenden Administrators, die interne Kennung der Organisation, die interne Kennung der Benutzerin bzw. des Benutzers und die gewählte Benutzerzahl; Land, Postleitzahl, Firmenname und Steuernummer gibt die kaufende Person im Bezahlvorgang von Paddle selbst ein. Paddle erhält keine Patientendaten und keine klinischen Daten. Ort der Verarbeitung: Vereinigtes Königreich und EU; weltweit nach eigenen Richtlinien.

FastSpring (Bright Market, LLC und verbundene Unternehmen; Wiederverkäufer und Händler für Käufe in der Web-Anwendung) verkauft Abonnements aus der Web-Anwendung, zieht die Zahlung ein, stellt Rechnungen aus und wickelt Rückerstattungen ab. Für die Zahlung ist FastSpring eigenständig Verantwortlicher. Wir übermitteln Namen und E-Mail-Adresse der kaufenden Administratorin bzw. des kaufenden Administrators, Namen und Land der Organisation, die interne Kennung der Organisation, die interne Kennung der Benutzerin bzw. des Benutzers und den gewählten Tarif; Zahlungsdaten, Anschrift und Steuernummer gibt die kaufende Person im Bezahlvorgang von FastSpring selbst ein. FastSpring erhält keine Patientendaten und keine klinischen Daten. Ort der Verarbeitung: USA und EU; weltweit nach eigenen Richtlinien.

10. Speicherdauer

Wie lange Daten gespeichert werden, legt die Einrichtung fest, in der Regel nach den für Patientenakten geltenden Aufbewahrungsfristen. Beim Betrieb auf Servern der Pulsonics GmbH werden die Daten nach Vertragsende nach Wahl der Einrichtung zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine Pflicht zur Speicherung besteht.

11. App-Stores

Beim Herunterladen der App verarbeiten Google (Google Play) und Apple (App Store, TestFlight) Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Die Stores stellen dem Herausgeber Statistiken bereit, etwa zu Installationen und Abstürzen.

12. Ihre Rechte

Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) richten sich nach der Art der Daten:

  • Patientendaten: an die verantwortliche Einrichtung. Die Pulsonics GmbH unterstützt sie dabei als Auftragsverarbeiter; ein an uns gerichtetes Ersuchen leiten wir an die Einrichtung weiter.
  • Kontodaten und Nutzungsanalyse neuer Organisationen: unmittelbar an die Pulsonics GmbH als Verantwortlichen (Kontakt siehe Abschnitt 1). Das gilt auch für den Widerspruch gegen die Nutzungsanalyse nach Art. 21 DSGVO, die auf unserem berechtigten Interesse beruht.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Pulsonics GmbH zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit; Sie können sich auch an die Behörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort wenden.

Fragen zur Verarbeitung durch die Pulsonics GmbH selbst können Sie jederzeit an unseren Ansprechpartner für Datenschutz richten (siehe Abschnitt 1).

Stand: 29. Oktober 2026

Privacy notice for the Pulsonics app

English translation for convenience; the German text above is binding. This notice covers the Pulsonics apps for Android and iOS, the web application at emr.pulsonics-emr.com and the patient portal. This website is covered by the website privacy policy (in German).

1. Provider and publisher

Pulsonics is developed by Pulsonics GmbH, which is responsible for it. In the app stores, the app is published by ANTURICS GmbH on behalf of Pulsonics GmbH. Contact: Pulsonics GmbH, Brunnenweg 7, 61352 Bad Homburg, Germany, info@pulsonics-emr.com.

Data protection contact

André Neu, Pulsonics GmbH, Brunnenweg 7, 61352 Bad Homburg, Germany
Email: info@pulsonics-emr.com (subject “Data protection”)

2. Who is responsible for your data

Pulsonics is used by healthcare organisations such as hospitals. The organisation is always the controller for patient data. Pulsonics GmbH is itself the controller (Art. 4(7) GDPR) for users' account data (name, work contact details, role, sign-in and log data) and for the product usage analytics for new organisations (section 3). The role of Pulsonics GmbH depends on the operating model the organisation chooses:

  • On Pulsonics GmbH's servers in Germany: Pulsonics GmbH processes the data as a processor (Art. 28 GDPR) under a data processing agreement. The data is encrypted with a key only the organisation holds; Pulsonics GmbH cannot read its content.
  • In a cloud of the organisation's choice, or with a local IT provider: the data stays there. Pulsonics GmbH only supplies the software and has no access to patient data.
  • On premises: Pulsonics GmbH only supplies the software and never gets access to the organisation's data.

Please send questions about patient data to the organisation that uses Pulsonics, and questions about account data and the usage analytics to Pulsonics GmbH (see section 12).

3. What data the app processes

  • clinical documentation about patients, including health data (Art. 9 GDPR), and photos, videos and documents users attach;
  • staff user accounts (name, role, credentials) and their permissions;
  • in the patient portal: the patient's account (name, contact details including email address, credentials) and appointment requests and appointments;
  • an audit trail of who did what and when.

The organisation decides which data is recorded.

Purchase data: when a subscription is bought through the App Store or Google Play, the store gives us a purchase identifier and the status of the subscription. When it is bought in the web app, our reseller (Paddle or FastSpring) gives us the subscription's identifier, its status, its period and the number of users it covers. We never receive your card details, your bank details or any payment credential. Payment is handled entirely by Apple, Google, Paddle or FastSpring under their own privacy policies.

Product usage analytics for new organisations: In the first 30 days after an organisation signs up, we record which screens and functions are used in that organisation: which screens are opened and for how long, actions such as admitting a patient or adding documentation, with the time they happened but never their content, the onboarding step reached, and the platform (web, Android or iOS), language and version of the app. This is summarised for the organisation as a whole and is not linked to any individual user account. No names, email addresses, patient data, free text, IP addresses or device identifiers are recorded. It is stored with the organisation's record on our own servers in Germany and is not shared with third parties. Its purpose is to understand where new organisations get stuck and to improve onboarding. The legal basis is our legitimate interest in improving the service (Art. 6(1)(f) GDPR). It is deleted three months (90 days) after the organisation's first use.

4. Device permissions

  • Camera: to take and attach photos and videos;
  • Microphone: only for the sound of videos you record in the app;
  • Photos and videos: to select and attach existing images or videos;
  • Network and background service: to transmit data and complete transfers in progress.

The app does not access your location or contacts.

5. Encryption and storage on the device

Each organisation gets its own encryption key when it is set up, held by that organisation alone — not by Pulsonics GmbH. Sensitive data is encrypted on the device before it is sent, and the connection itself is additionally protected with TLS. No persistent patient record is stored on the device.

6. No advertising, no tracking

The Android and iOS apps contain no advertising and no third-party analytics, tracking or advertising libraries. Data is not sold and not used for advertising. The product usage analytics for new organisations, which we carry out ourselves and without any third party, are described in section 3.

The one exception is signing up in the web application: if somebody has agreed on our website to the measurement of our advertising, the web application reports to Google Ads that a sign-up happened, together with the email address in hashed form. The Google script is never loaded on screens that show patient data, and no clinical or patient data is sent. Details and withdrawal: see the website privacy policy (in German), sections 4 and 5.

7. AI analysis through an interface (optional)

The organisation can connect a language model of its choice by URL. Once that is set up, the app sends the patient's clinical documentation to that model — without name, address, location in the hospital or other identifiers — for analysis or other processing. Pulsonics GmbH provides only the interface, not the model. Which model is used, who operates it and on what contractual and legal basis is the organisation's decision and responsibility. Pulsonics itself draws no clinical conclusions and does not provide medical advice.

8. Legal bases

The organisation, as controller, determines the legal basis for processing patient and staff data under the law that applies to it; within the EU this is typically Art. 6(1)(c) and (e) and Art. 9(2)(h) GDPR together with national law. Where Pulsonics GmbH processes data on the organisation's behalf, it does so under Art. 28 GDPR and only on the organisation's instructions.

9. Storage location and recipients

When Pulsonics runs on Pulsonics GmbH's servers, the data is stored in Germany and does not leave the EU, other than to the organisation itself where it uses the data in its own country. Any sub-processors are listed in the data processing agreement. In the other operating models, and for a connected language model, the organisation decides where the data is held and who receives it.

Pulsonics GmbH sends email from Pulsonics through the email service SendGrid (Twilio): to patients, the confirmation of their registration in the patient portal and appointment confirmations and reminders; to staff, invitations and password reset emails. For this, SendGrid receives the email address, the name where it is held unencrypted, and for appointment emails the facility, the date and time of the appointment and, where applicable, a cancellation reason entered by staff. SendGrid processes this data as a sub-processor under a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR, and only in the EU.

Paddle.com Market Limited (reseller and merchant of record for web purchases) sells subscriptions bought in the web app, takes payment, issues invoices and handles refunds. It acts as an independent controller for the payment. We send it the email address of the administrator who buys, the organisation's internal identifier, the user's internal identifier and the chosen number of users; the buyer enters their country, postcode, business name and tax number in Paddle's checkout. It receives no patient data and no clinical data. Place of processing: United Kingdom and EU; global under its own policies.

FastSpring (Bright Market, LLC and its affiliates; reseller and merchant of record for web purchases) sells subscriptions bought in the web app, takes payment, issues invoices and handles refunds. It acts as an independent controller for the payment. We send it the name and email address of the administrator who buys, the organisation's name and country, the organisation's internal identifier, the user's internal identifier and the chosen plan; the buyer enters their payment details, address and tax number in FastSpring's checkout. It receives no patient data and no clinical data. Place of processing: United States and EU; global under its own policies.

10. Retention

The organisation decides how long data is kept, usually according to the retention periods for medical records. When Pulsonics runs on Pulsonics GmbH's servers, the data is returned or deleted at the end of the contract, as the organisation chooses, unless it must be retained.

11. App stores

When you download the app, Google (Google Play) and Apple (App Store, TestFlight) process data under their own privacy policies. The stores provide the publisher with statistics, for example on installations and crashes.

12. Your rights

Your rights of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection (Art. 15 to 21 GDPR) depend on the kind of data:

  • Patient data: exercise them against the organisation that is the controller. Pulsonics GmbH supports it as processor; a request sent to us is passed on to the organisation.
  • Account data and the product usage analytics for new organisations: exercise them directly against Pulsonics GmbH as controller (contact: see section 1). This includes objecting under Art. 21 GDPR to the usage analytics, which rests on our legitimate interest.

You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The authority responsible for Pulsonics GmbH is the Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information; you may also contact the authority where you live or work.

Questions about processing by Pulsonics GmbH itself can be sent to our data protection contact at any time (see section 1).

Last updated: 29 October 2026